0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Наиболее популярные ошибки, совершаемые при подготовке к офисному переезду

Особенности офисного переезда

Обычно переезд офиса представляет собой что-то среднее между сценами из фильма-катастрофы и видом погрома. Хаотично расставленные коробки и мешки с вещами, оргтехника и мебель, расставленные прямо на тротуаре возле машины, бессистемно мечущиеся сотрудники с глазами, в которых уже никакой мысли не отражается, они просто находятся в шоковом состоянии. Практически любой человек видел что-то подобное, а отдельные счастливчики даже участвовали в процессе переезда. Поэтому имеют представление о том, что переезд офиса – вещь хлопотная и сложная.

Подводные камни офисного переезда

Знаменитая народная поговорка гласит: «Один переезд равен двум пожарам». Это действительно, правда. Для рядового гражданина переезд оборачивается стрессом и неудобствами, которые он по мере необходимости ликвидирует. Действительно, переезд с одной квартиры на другую, тяжелое занятие. Но, плюс в том, что в течение достаточно продолжительного времени человек может спокойно разбирать свои вещи, расставлять мебель. Его никто не торопит.

Офисный переезд относится совсем к другой категории переездов. Представьте себя на месте директора. Несколько лет устоявшейся жизни, вся оргтехника расставлена по своим местам. Груды бумаг затолканы в архив или кладовку до лучших времен. Столы сотрудников завалены разным привычным скарбом. Вот картина устоявшейся жизни офиса. Кроме того, клиенты по привычке просто захаживают без предварительного звонка. И вдруг переезд.

Переезд – ломка уклада офисной жизни. Смена местонахождения офиса – потеря части клиентов. Это правило без исключений. Правда, можно обзвонить постоянных клиентов и проинформировать о смене местоположения. Но это уже организационный вопрос. Самое главное заключается в быстром переезде и начале функционирования офиса в течение суток.

Как учили советские лозунги, главное – это планирование. В полной мере это применимо к офисному переезду. К переезду необходимо готовиться заранее. В идеале – как только появились первые мысли о смене офисного помещения, можно начинать приводить в порядок архив или старые документы. По опыту, эта работа отнимает львиную долю времени. Также необходимо определиться с тем, какое время отводится для переезда. Лучше всего планировать переезд на окончание рабочей недели. В пятницу все клиенты уже готовятся к выходным, большого потока клиентов в последний рабочий день, как правило, не бывает. Кроме того, предстоящие выходные дни дают дополнительное время для того, чтобы расставить мебель, подключить всю оргтехнику и обустроить рабочие места.

До переезда необходимо решить еще один важный вопрос: следует ли прибегать к помощи специализированных компаний, занимающихся исключительно организацией переездов. Это напрямую зависит от количества сотрудников вашей компании. Небольшие компании со штатом 3-6 человек вполне могут обойтись своими силами. Каждый сотрудник собирает рабочие документы, упаковывает оргтехнику. Старший, назначенный директором, следит за процессом. К моменту переезда можно успеть, все упаковать и спокойно ехать осваивать новый офис.

Помощник при офисном переезде – мувинговая компания

Компаниям с большим числом сотрудников лучше всего прибегнуть к помощи мувинговой компании. Эти компании занимаются организацией различных переездов. Для того чтобы оценить объем предстоящих работ и определить стоимость услуг, специалист компании выезжает к месту работы – в офис. При осмотре специалист обязательно даст рекомендации относительно того, как лучше всего упаковать документы и книги. Затем вместе с директором или ответственным за переезд лицом, специалист посетит новый офис компании. При этом сотрудник, как правило, дает ряд рекомендаций по размещению рабочих мест, документов и оргтехники.

Мувинговые компании имеют в своем штате профессиональных грузчиков, а также располагают собственным автотранспортом для осуществления переездов. После посещения вашего офиса и определения объема работ, специалист определяет, сколько необходимо грузчиков для переезда, какой тип машины подойдет для транспортировки всего имущества. Компании, занимающиеся организацией переездов, охотно идут навстречу клиентам и осуществляют перевозку офисов, как в выходные, так и праздничные дни. Это позволяет более спокойно устроиться на новом месте, привести помещения в порядок, расставить мебель и распаковать документы.

Грамотный специалист мувинговой компании непременно порекомендует директору осуществить автоперевозку офиса в ночное время. Это самый наилучший вариант переезда. В ночное время все городские дороги свободны, пробок нет. Это позволяет осуществить переезд в несколько раз быстрее, чем днем. Кроме удобства передвижения по ночным дорогам, есть еще один плюс. Это касается погрузочно-разгрузочных работ. В ночное время грузчики могут спокойно пользоваться лифтами, не раздражая посетителей и сотрудников офисного здания. Специалисты мувинговой компании без спешки смогут расставить привезенную мебель и подключить аппаратуру. Сотрудникам, пришедшим с утра на работу, останется только заняться обустройством своих рабочих мест. Для того чтобы по дороге не возникло вопросов у представителей ГИБДД, машину с офисными документами и мебелью необходимо сопровождать лицу, ответственному за переезд офиса.

Заключение договора на переезд

Заключение договора на предоставление услуг по переезду офиса является обязательным. Никому не хочется, чтобы машина с мебелью и документами офиса исчезла в неизвестном направлении. В приложении к договору должны быть перечислены все предметы мебели, которые перевозятся. В интересах клиента составить более подробный перечень перевозимого имущества. Договор должен быть подписан и заверен печатями сторон до начала осуществления работ по перевозке офиса.

Читать еще:  Как выбрать виски в подарок

Как правильно упаковать перевозимую технику

Здесь все достаточно просто. Каждому работнику выделяется несколько картонных коробок. Работник упаковывает всю оргтехнику, которой пользуется на своем рабочем месте. Обязательно нужно подписать, в какой коробке находится техника, в какой – документы. Упаковки с оргтехникой лучше всего пометить надписью «Не кантовать». Общие документы и архив можно просто разложить по коробкам, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо сотрудник, ответственный за делопроизводство, либо все сотрудники сообща.

Если часть офисной мебели разбирается, то все разборные детали упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это нужно для того, чтобы не терять лишнее время на поиски деталей после переезда.

Особое внимание нужно уделить перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы необходимо тщательно обернуть бумагой и упаковать в коробки. Лучше всего держать эти коробки в поле зрения во время погрузки. Грузить их нужно в последнюю очередь. Обязательно сделать на коробках пометку о том, что их не следует переворачивать и ронять.

На каком автомобиле остановить выбор при переезде

Здесь особых трудностей нет. Для переезда офиса обычно достаточно пары рейсов грузовой «Газели», или одного рейса машины типа ЗИЛ-«Бычок». Мувинговая компания, помогающая осуществить переезд, обязательно должна провести уборку в помещениях, из которых выехал офис. Это правило хорошего тона и обычно это делается без напоминаний.

Наиболее популярные ошибки, совершаемые при подготовке к офисному переезду

Наиболее популярные ошибки, совершаемые при подготовке к офисному переезду

Каждый, кто хоть раз сталкивался с переездом, согласится, что данный процесс требует максимальной отдачи физических и моральных сил. Сколько одних только денег, нервов и времени расходуется на всевозможные непредвиденные обстоятельства! К счастью, все эти негативные настроения можно свести к минимуму, заранее позаботившись о нескольких вещах, которые чаще всего становятся причиной форс-мажорных обстоятельств.

Привлечение к переезду рабочего персонала

Часто при самостоятельном переезде руководители организаций поручают работу грузчиков своему рабочему персоналу. Или, что еще возмутительнее, — практикантам, так как молодые ребята, пришедшие набираться опыта, не могут дать отпора. Как правило, такое решение почти всегда оказывается ошибочным, причем вдвойне. Во-первых, если ваша фирма – не тренажерный зал, где работают люди с развитой мускулатурой, и не военное училище, то, доверяя работу по перевозу имущества своим сотрудникам, вы очень рискуете целостностью дорогостоящей техники и мебели. Во-вторых, как показывает опыт, переезд обычно занимает не менее трех дней, а остановка рабочего процесса на этот длительный срок приводит к большим и неоправданным финансовым потерям.

Транспортировка собранной мебели

Часто владельцы не решаются на разбор мебели, считая, что в собранном виде перевозить ее значительно проще. На деле же почти всегда оказывается наоборот. Так как офисный переезд очень часто подразумевает спуск крупногабаритной мебели с высоких этажей, грузчикам приходится действовать максимально осторожно и медленно, дабы не повредить ее. В итоге процесс транспортировки занимает значительно больше времени. Поэтому целесообразнее всего заблаговременно позаботиться о разборе мебели.

Не стоит тратиться на упаковку

К сожалению, так думает подавляющее большинство наших соотечественников. Как итог: разбитая техника, поцарапанная мебель, смятые бумаги и прочий урон, причиненный имуществу. Практика показывает, что повреждения при транспортировке имущества без соответствующей упаковки неизбежны. Поэтому не стоит жалеть средства на приобретение защитных материалов, они обязательно оправдают себя.

Перевоз на легковой машине

Те из нас, у кого в распоряжении есть собственный легковой автомобиль, предпочитают перевозить имущество именно на нем. Но опыт показывает, что такое решение приводит только к лишней трате времени и денег, ведь, чтобы перевести все вещи, нужно будет совершить не менее десяти ходок. А если новый офис находится в другом конце города — в этом случае лучше всего заплатить мувинговой компании и нанять грузовик или контейнер. Это выйдет значительно дешевле.

РАБОТА НАД ОШИБКАМИ: Чего стоит избегать при упаковке имущества к переезду

Ни для кого не секрет, что процесс переезда – когда одновременно нужно позаботиться об огромном количестве важных задач – превращается в бесконечно сложный проект. Гораздо более комплексный, чем это могло показаться сначала. А стресс постоянно нарастает: если сказать, что ко дню переезда вы все на нервах – значит, не сказать ничего. Откуда ни возьмись, возникают ситуации, когда вас одолевают как прогнозируемые, так и неожиданные промахи, ошибки и неучтенные задачи.

Для того чтобы от начала до конца проект прошел как можно более спокойно, мы решили поделиться с вами 9 часто встречающимися ошибками. Ошибками в процессе УПАКОВКИ ИМУЩЕСТВА. Всё что вам нужно сделать – избегать подобных ситуаций. И тогда проект переезда будет полностью под вашим контролем. Как вы этого и хотели.

#1: Упаковка не по плану

Одна из наиболее распространенных ошибок – начать паковать все вещи без разбора, не подготовившись, т.е. не составив план действий в голове или на бумаге. Основная проблема в том, что вам кажется, будто упаковка имущества (всего подряд, но в спокойной обстановке) не займет у вас так много времени. На самом деле, когда вы действуете без плана и осознания того, что и зачем у вас будет упаковано в ту или иную коробку и что с этой коробкой вы будете делать в процессе переезда, вы попросту теряете драгоценное время. А время – это именно то, что особенно дорого, когда вы готовитесь ко Дню Переезда.

Читать еще:  Санки из труб ПВХ для ребенка

Правильный ход действий: создать личный календарь упаковки имущества. С ним можно периодически сверяться, и он поможет эффективнее спланировать свое время и повысить продуктивность процесса в целом. Необходимо обозначить те задачи, которые станут для вас приоритетными.

#2: Упаковка в День Переезда

Потом самое опасное слово. В особенности, когда речь заходит о том, чтобы запаковать свои личные вещи и мебель и подготовиться к переезду. Из всех самых частых ошибок одна – наиболее распространенная: отложить упаковку на потом и вначале позаботиться о «более важных вещах».

Необходимо понять, что, все зависимости от того, сколько времени осталось до Дня Переезда, чем больше вы прокрастинируете, тем сложнее вам будет начать этот процесс. Прокрастинация приведет к стрессу, стресс – к панике, а паника – к принятию неверных решений.

Стоит записать или просто запомнить одну простую идею, связанную с процессом переезда: единственная возможность сделать всё правильно – это сразу же начать работать в нужном направлении. Другими словами, начните разбирать, утилизировать и упаковывать вещи, как только проект переезда подтвержден.

#3: Сортировка – лишь трата драгоценного времени

Всё еще думаете, что предварительная сортировка вещей – это трата времени?

Если говорить о распространенных ошибках, связанных с упаковкой к переезду, то еще одно упущение – предположить, что такой необходимый шаг как сортировка имущества не столь важен. И что его можно с легкостью избежать. Да, конечно, можно найти массу причин, почему нам кажется, что сортировка отнимает много времени. Кроме того, можно подумать, что сейчас самое главное – запаковать все вещи для переезда. И разобраться с ними уже на новом месте.

Есть ли одна проблема – это мнение абсолютно неверно. На самом деле, такая стратегия упаковки – это не только трата вашего драгоценного времени, но и удар по бюджету (больше упаковки, больше грузчиков, больший объем груза в целом, больше расходов на переезд).

Итак, наш совет – не избегать этапа предварительной сортировки. В конце концов, вам необходимо взять с собой только те вещи, которые вам действительно пригодятся в обозримом будущем.

#4: Качественные упаковочные материалы – излишняя роскошь

Одна из ошибок в подготовке переезда, с которой нам приходится сталкиваться – экономия на качественной упаковке. Возможно, это самая «невинная» ошибка, которую можно сделать, готовясь к переезду. Тем не менее, она имеет под собой серьезную основу: вам может показаться, что вы легко сможете упаковать все вещи в то, что попадется вам под руку. Любой материал. Любые коробки. Любая бумага. На самом деле – это вопрос о безопасности упаковки и сохранности имущества на протяжении всего процесса переезда.

Итак, например, не стоит использовать картонные коробки, если они даже внешне вызывают вопросы: порваны, переклеены, надрезаны. Они могут не выдержать и прорваться под весом содержимого. А это – стресс и непредвиденная неприятная ситуация для вас. Когда будете собирать и готовить упаковку, проверьте, чтобы она была чистой, прочной, сухой, имела понятное безопасное происхождение. Если вы можете себе это позволить, то стоит просто купить новые коробки, пакеты, упаковочную пленку, воздушно-пузырчатую пленку и скотч у компании-перевозчика или в супермаркете стройматериалов.

#5: Коробка Первой Необходимости, на самом деле, не нужна

Даже самые умные и находчивые из нас совершают одну и ту же ошибку: упаковывая свои самые ценные вещи, мы забываем о том, что у нас может не быть к ним доступа до момента окончательного завершения переезда и перемещения всего груза в новое пространство. И разбора нами большей части коробок. Без удобного и оперативного доступа к по-настоящему важным предметам первой необходимости, жизнь может стать неожиданно сложной, а уровень стресса — зашкаливающим.

Итак, стоит избегать ошибки НЕ ПАКОВАТЬ коробку первой необходимости, в которую вы поместите все самые нужные и важные для вас предметы. Когда речь заходит о переезде квартиры или дома, такими важными вещами могут стать аптечка, средства по уходу за детьми и животными. Особенно, если вам предстоит долгий путь со старого места на новое.

Вот лишь несколько идей в отношении того, что можно сложить в подобную Коробку Первой Необходимости: бутылка с водой и сендвичи, медикаменты, некоторые кухонные приборы, сменная одежда, средства гигиены, небольшой набор инструментов, игрушки и какие-то другие особые предметы, которые важны, если вы переезжаете с детьми и животными.

#6: Заполняем всё по полной!

Мы уже говорили, что перед переездом всегда лучше провести отбор или сортировку тех вещей, которые поедут с вами на новое место или навсегда вас покинут. Это не только спасение для вашего кошелька, но и польза для кого-то, кому они могут понадобиться. Даже архив, сданный на макулатуру.

Вне зависимости от ценных советов по упаковке, которые вы слышите от знакомых или читаете в чатах, самое главное, о чем стоит помнить – это безопасность. Безопасность как для тех, кто участвует в переезде, так и для имущества, которое перемещается из старого пространства в новое.

Очень важно не переусердствовать с перегрузкой коробок лишним имуществом, а сбалансировать вес во избежание не только повреждения упаковки и удорожания переезда за счет привлечения дополнительного числа грузчиков или специального такелажного оборудования, но и получения травм.

Читать еще:  Современный дизайн интерьера

Делимся с вами небольшим упаковочным трюком, который позволит избежать массу проблем: используйте маленькие коробки для тяжелых предметов и большие контейнеры для легких вещей. Никогда не экспериментируйте с размерами коробок и тяжестью груза – у человека есть предел выносливости. Помните о том, что перевес и излишняя нагрузка на работника – это основная проблема и быстрой усталости, и возможных травм, и неожиданных повреждений груза. Особенно это касается тяжелых документов на бумажных носителях, книг, оргтехники, мебели и иного подобного имущества.

#7: Оставляем в коробках пустое место

Знакомьтесь, еще одна ошибка, которую некоторые из нас повторяют от переезда к переезду. Желание оставить пустое место в коробке, в которую мы пакуем хрупкие предметы. И дело не в том, что объем коробки будет заполнен воздухом, а не еще каким-то имуществом, а в том, что отсутствие специальных прокладок или заполнителей между хрупкими предметами может привести к их воздействию друг на друга и повреждению. И, в результате, то, о чём мы особым образом заботились, к сожалению, может быть утеряно безвозвратно.

Итак, не забудьте уделить время заполнению пространства между хрупкими вещами. Используйте воздушно-пузырчатую пленку, скомканные газетные листы или остатки упаковочной бумаги, или даже предметы гигиены (полотенца, например). Так вы заполните пустоты между предметами и сделаете содержимое коробки практически неподвижным. Как проверить, насколько вам удалась эта хитрость? Поднимите коробку и слегка ее потрясите. Если вы слышите позвякивание, то придется разобрать содержимое и снова аккуратно перепаковать коробку и переложить между предметами выбранные вами средства защиты.

#8: Пакуем всё подряд!

Прежде чем запаковать вашу любимую газонокосилку, не забудьте слить топливо из бака.

О чем это мы? Речь о том, что при подготовке переезда необходимо учесть, какое имущество грузовая компания точно НЕ БУДЕТ перевозить в составе основного груза. И, соответственно, его упаковка не имеет никакой необходимости и становится лишь тратой времени и средств.

Лучше всего заранее уточнить у компании-перевозчика список предметов или веществ, запрещенных к перевозке. Как только у вас на руках окажется этот чек-лист, вы сможете заранее – до переезда – придумать, как поступить с тем или иным предметом.

В общем, данный список может включать следующие 4 категории:

· Опасные: огнеопасные, взрывчатые или коррозионные вещества, которые могут нанести вред человеку, или грузовому авто, или другому перевозимому имуществу.

· Скоропортящиеся: в основном, скоропортящиеся продукты, которые могут испортиться в дороге или испортить другое имущество.

· Животные: в ваших силах и в зоне вашей ответственности перевозить домашних питомцев до места их нового обитания.

· Растения: есть специальные компании, которые организуют перевозку и восстановление растений после переезда. Иногда мувинговые компании также оказывают подобную услугу, но привлекая флористов. К сожалению, не все растения могут легко пережить перемещение в грузовом автомобиле с другим имуществом. Если у вас есть возможность нанять специальных флористов или самим позаботиться о ваших зеленых друзьях, то лучше так и поступить.

#9: Полагаемся на память: зачем нам этикетки?

Хотите потратить столь ценные минуты и часы после переезда на поиск нужных вещей среди многочисленных коробок? Нет? Мы так и думали. Самое интересное, что одна из основных ошибок связана с обычной человеческой самоуверенностью. Прежде всего, не стоит убеждать себя в том, что ваша память – идеальный инструмент для запоминания, что, где и в какой конкретно коробке запаковано. И что нет необходимости наносить на коробки маркировку, приклеивать этикетки и обозначать, что и куда должно попасть в новом пространстве. Даже если вы настолько горды своими способностями в запоминании мельчайших деталей, не стоит полагаться на данный талант в процессе переезда.

Да, именно нежелание маркировать свои коробки и другую упаковку – это отличный пример той ошибки, которую совершать точно не стоит. Просто возьмите этикетку или черный маркер, нанесите надпись о содержимом упаковки и месте назначения, а также обозначьте особую информацию и для себя и для грузчиков. «Хрупкое». «Осторожно, стекло». «Верх коробки, не переворачивать». Иногда в практике офисных переездов можно с успехом использовать цветные этикетки, определенный цвет которых предназначен для особого этажа или отдела. И тогда коробка в срок и без промедления достигнет места назначения.

Самые распространенные ошибки, связанные с Переездом

Из всех ошибок, которые не нужно совершать, пожалуй, краеугольной будет ваше непременное желание самим запаковать свои вещи. Именно самим, не прибегая к услугам специализированных компаний. Без привлечения дополнительной помощи. Подобный марафон потребует серьезной сосредоточенности, планирования, подготовки, времени, усилий и затрат.

Несмотря на то, как бы вы ни смотрели на процесс переезда, который вам еще только предстоит, самое главное – обзавестись еще одной парой рук (или многими парами рук), которые окажут посильную помощь. Так вы точно будете уверены в том, что ко дню переезда у вас не останется ни одной незапакованной и немаркированной коробки. Также не стоит пренебрегать услугами профессиональных муверов: они не настолько дороги, когда речь заходит о сохранности имущества, здоровье, эффективном подходе к вопросу переезда, экономии времени, общих усилий и нервов. Запросите предложение по стоимости услуг по телефону +7-495-508-6838 – для начала стандартное, покажите имущество, которое вы планируете перевезти или собираетесь утилизировать, дайте возможность посетить существующее и новое помещения. Мы предложим комплексное решение и подойдем к реализации задачи самым эффективным образом. И тогда ваш переезд пройдет как по нотам. Желаем вам удачи!

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector